英語でメールを打つ時の注意点

TOEICやTOEFLで高得点を取っている方や英会話に堪能な方でも、メールで英語を使うのに慣れていない方は多くいます。
日本でもビジネスメールにいくつかのルールが設けられているように、英語でメールを打つ際にも気をつけるべきポイントがあります。
まず、書き出しのタイトルについてですが、特に女性へのタイトルは結婚の有無により、既婚者へ付けるMrs.と未婚者に付けるMiss.の使い分けが行われるので注意が必要です。

ちなみにMs.は、女性に対し結婚状態に関わらず使うことができます。

タイトルについてもう一つ気をつけなくてはならない点は、タイトル後のネームがMiss.とMs.にはファーストネームも使えるのに対し、Mrs.とMr.にはラストネームしか使えないということです。

その他に形式的な注意点として、I’mなどの省略形を使わない、日付の間違いを避けるために6/9をJune9thまたはSeptember6thと分かりやすく書くことなどが挙げられます。

また、受け手の印象を良くするためにcannotやdonotの多用を控え、Iamsorryではなく可能な限りThanksfor～を使うといったポジティブな表現で書く方法もあります。

これは過去形や受動態を使って丁寧語にすると、気持ち良くメールを読んでもらえる方法です。

一方で、丁寧さを追求してしまい文章が長くなるのが日本人の傾向として見られるので、挨拶は必要最小限にし、結論が先で説明は後にすること、一つの文と本文そのものを短くするなどを念頭に置いて、簡潔な文章作成を心掛けることも忘れないようにしましょう。

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カテゴリー:英語

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